Do głównych zadań RIF należą:
Do głównych zadań RIF należą:
//
System kancelaryjny – sposób i zasady postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wychodzącą w jednostce organizacyjnej (przedsiębiorstwo, urząd) od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Współcześnie w Polsce funkcjonują trzy systemy kancelaryjne:
System kancelaryjny dziennikowy
System kancelaryjny dziennikowy. Dziennik podawczy.
System dziennikowy upowszechnił się na ziemiach polskich w początkach XIX w. w kancelarii pruskiej i rosyjskiej. Pomocą kancelaryjną wprowadzoną wraz z tym systemem, która odgrywała istotną rolę był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. Dziennik podawczy nie miał równocześnie wpływu w registraturze na sposób łączenia ze sobą pism w akta sprawy. Ten problem w każdym z państw zaborczych rozwiązany był w inny sposób.
W Prusach akta spraw pokrewnych lub jednorodnych klasyfikowane były do jednej teczki i szyte w registraturach w tzw. poszyty. W obrębie takiej jednostki akta narastały od roku do kilkudziesięciu lat, w zależności od potrzeb. Zakładano je zgodnie z planem registratury, który stanowił podział rzeczowy akt.
W Rosji akta spraw klasyfikowane były podobnie, poszyty jednak zamykano z zasady w obrębie roku. Przy łączeniu spraw w jedną teczkę nie posługiwano się też planami registratur lecz sporządzano co roku spisy teczek.
W Austrii, w przeciwieństwie do powyższych rozwiązań, pisma łączone były w poszyty w oparciu o porządek chronologiczny z dziennika podawczego. Przy tym sposobie archiwizacji dotarcie do poszczególnych akt możliwe było przy pomocy różnych dodatkowych indeksów i skorowidzów. Ten rodzaj systemu kancelaryjnego powszechnie uważany jest jako negatywny przykład pracy kancelaryjnej.
W przeciągu całego XIX i początków XX w. ten system kancelaryjny znacznie się rozrósł, przede wszystkim przybyło dodatkowych rejestrów (dzienników) na poziomie jednostki, rejestrowano przekazywanie pisma z komórki do komórki a nawet wewnątrz komórki od referenta do referenta.
W tym systemie kancelaryjnym podstawową rolę odgrywa numer kolejny pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).
System kancelaryjny bezdziennikowy
System kancelaryjny bezdziennikowy. Spis spraw.
System bezdziennikowy wprowadzony został do administracji państwowej uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 lipca 1931 (M.P. Nr 196, poz. ?) i zrewolucjonizował pracę kancelaryjną (biurową). Nade wszystko uproszczono załatwianie spraw, zlikwidowano komórkę registratury, dużą część jej obowiązków przekazano referentowi, odstąpiono od wielokrotnej rejestracji pism (zlikwidowano tradycyjny dziennik podawczy); obieg pism odbywał się bez pokwitowań. Ich funkcję przejęły spisy spraw; rejestry (właściwie: spisy spraw) prowadzone przez referentów dla poszczególnych spraw (np. dotyczących zaopatrzenia), z tym, że konkretna sprawa rejestrowana była tylko raz, kolejne pisma z nią związane rejestrowane były pod tym samym numerem sprawy. Inną nowatorską cechą tego systemu było, że już w momencie zakładania akt spraw były one dzielone na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Dalszymi konsekwencjami rezygnacji z tradycyjnego dziennika podawczego była zmiana sposobu oznakowania pisma; zamiast numeru kolejnego z dziennika brany był numer z rejestru (spisu spraw). W ten sposób znak pisma: Og-021-3 oznacza, że jest to trzecie pismo zarejestrowane w teczce oznaczonej 021 powstałe w wydziale o symbolu Og.
W tym systemie istotną rolę odgrywać też zaczął wykaz akt, jako pomoc ułatwiająca szybkie dotarcie do do konkretnego rodzaju sprawy.
System kancelaryjny mieszany
System kancelaryjny mieszany. Książka wpływu (Dziennik podawczy).
Jak sama nazwa wskazuje, system mieszany jest wypadkową wyżej omówionych systemów kancelaryjnych. W systemie tym jest w użyciu zarówno książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej oraz spis spraw i wykaz akt, a więc decentralizujące wyróżniki systemu bezdziennikowego. System ten rozpowszechnił się niejako wbrew teoretykom pracy kancelaryjnej szczególnie w dużych, rozrzuconych terytorialnie jednostkach, gdzie jedyną możliwą kontrolą jest właśnie rejestracja korespondencji w jednym centralnym źródle (dlatego też niektóre jednostki w swoich instrukcjach kancelaryjnych przewidują książki wpływu osobne dla swoich central i osobne dla biur zamiejscowych). W obecnych czasach książki wpływu w jednostkach prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej, więc z punktu widzenia prawidłowej pracy przedsiębiorstwa jest to dodatkowe ułatwienie.
Stan współczesny
Szczególnie dwa pierwsze systemy kancelaryjne ewoluowały od momentu swojego powstania i w chwili obecnej znacząco nieraz różnią się od swoich pierwowzorów. W każdym przypadku jednak zarzucone zostało szycie akt w registraturach, obowiązki te przerzucone zostały na referentów prowadzących dane sprawy (jest to tzw. registratura zdecentralizowana). Współczesne przepisy przewidują wręcz uporządkowanie i przekazanie teczki aktowej do archiwum najczęściej na koniec roku kalendarzowego. O ile likwidacja registratur i zwolnienie personelu w nim zatrudnionego przyniosła wymierne korzyści ekonomiczne dla przedsiębiorstw, to od tego czasu znacząco pogorszyła się jakość dokumentacji wytwarzanej w jednostkach, gdyż często personel biura przy wysokich kwalifikacjach merytorycznych ma znikomą wiedzę o zasadach pracy kancelaryjnej.
Bibliografia
Zobacz też
Normatyw ten określa przede wszystkim system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją). Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.
Spis treści
//
Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnych
Wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, wytwarzające materiały archiwalne mają obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Opracowywać ją mogą naczelne i centralne organy dla wszystkich jednostek organizacyjnych określonego działu administracji publicznej lub tylko same zainteresowane w ich wdrożeniu jednostki organizacyjne. Instrukcje kancelaryjne, po wcześniejszym uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym, na mocy ustawy archiwalnej podlegają zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego. Uzgadnianie i zatwierdzanie ich ma na celu czuwanie, by powstające akta narastały w sposób właściwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi. Jednostki niepaństwowe nie mają obowiązku posiadania instrukcji kancelaryjnej, ale gdy chcą taką stworzyć, to mogą konsultować się z archiwami państwowymi lub ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.
Instrukcję kancelaryjną tworzy się przede wszystkim w oparciu o regulamin organizacyjny danej jednostki.
Instrukcję kancelaryjną zatwierdza do użytku kierownik jednostki; w przypadku jednostek państwowych i samorządowych po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym
Typowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną
Bibliografia
Zobacz też
Ten artykuł wymaga uzupełnienia źródeł podanych informacji od 2010-03.
Informacje nieweryfikowalne mogą zostać zakwestionowane i usunięte.
Aby uczynić artykuł weryfikowalnym, należy podać przypisy do materiałów opublikowanych w wiarygodnych źródłach.
14 zasad zarządzania stworzonych przez Henriego Fayola.
Typy autorytetu:
Z jednością rozkazodawstwa wiąże się rozpiętość kierowania – jest to liczba podwładnych, którzy są podporządkowani bezpośrednio jednemu przełożonemu.
Zasięg kierowania – liczba osób podległych bezpośrednio i pośrednio.
Rozpiętość kierowania możemy podzielić na:
Stan → sytuacja, w której większość decyzji podejmowane jest na najwyższych szczeblach
Proces → przyjmowanie uprawnień decyzyjnych szczebli niższych przez wyższe.
Określa on też wynikającą z hierarchii drogę służbową , czyli ściśle wyznaczoną kolejność komunikowania się „w pionie”. Jej stosowanie jest niezbędne do zapewnienia jedności rozkazodawstwa. Zazwyczaj czas tego komunikowania się jest bardzo długi, więc niekiedy można go skrócić stosując tzw. kładkę Fayola. Polega ona na upoważnieniu, w wyniku porozumienia szefów , podwładnych do dogadywania się między sobą, ale muszą informować szefa o treści uzgodnienia.
Instytucja porozumienia administracyjnego może stać się formą szeroko stosowaną:
Działalność administracji oparta na prawie cywilnym dotyczy przede wszystkim tej sfery, w której administracja zajmuje się sprawami gospodarczymi, dokonuje pewnych świadczeń na rzecz społeczeństwa, organizuje zaspokojenie określonych potrzeb. Administracja wykorzystuje instytucje prawa cywilnego zasadniczo w dwóch celach: uzyskiwanie niezbędnego wolumenu dóbr dla utrzymania aparatu administracyjnego i możliwości świadczeń rzeczowych na rzecz społeczeństwa przez ten aparat. Drugim celem jest zapewnienie usług i świadczeń o podstawowym znaczeniu społecznym, których dostarczenie stanowi obowiązek administracji publicznej. Umowy w administracji są często powiązane z działaniami o innym charakterze. Czasami poprzedza je akt administracyjny wywołujący pośrednio skutki cywilnoprawne albo akt powodujący bezpośrednio skutki cywilnoprawne.
Nie stanowi porozumienia administracyjnego czynność polegająca na uzgodnieniu treści aktu normatywnego lub aktu administracyjnego między organami administracji, przed jego wydaniem, mimo że przepisy wymagają, by dany akt został wydany w porozumieniu z innym organem. Tego typu porozumienie jest jedynie uzgodnieniem treści aktu między organami, np. zaliczenie drogi do kategorii dróg powiatowych następuje w drodze uchwały rady powiatu w porozumieniu z zarządem województwa, po zasięgnięciu opinii wójtów gmin, na których obszarze przebiega droga.
Rozpatrując porozumienie administracyjne w płaszczyźnie prawnej, dostrzec można pewne podobieństwa do czynności cywilnoprawnych. Do grup tych podobieństw należą: swoboda podjęcia decyzji w sprawie współdziałania, równość stron, brak podległości służbowej czy organizacyjnej stron. Zasadnicza różnica między tymi czynnościami dotyczy przedmiotu współdziałania. Przedmiotem porozumienia są zawsze sprawy leżące w sferze prawa administracyjnego, a nie cywilnego.
Bibliografia
Organ - termin używany przede wszystkim w prawie, administracji i zarządzaniu, oznaczający wyodrębniony w celu wykonywania określonych zadań podmiot, którego kompetencje określają normy zewnętrzne albo wewnętrzne (najczęściej normy prawne).
Organy są właściwe dla wszystkich korporacji, zakładów oraz instytucji rządowych lub samorządowych, włączając w to instytucje samego państwa. Są one niezbędne dla ich prawidłowego funkcjonowania, zawierania umów oraz stanowienia wewnętrznego prawa. W zasadzie nie może istnieć sytuacja, gdy pewna sformalizowana zbiorowość pozbawiona jest swojego organu lub organów. W przypadku dobrowolnych zrzeszeń, w państwach demokratycznych, najwyższym ich organem będzie zawsze walne zgromadzenie członków tego zrzeszenia, które może wybrać wyspecjalizowane organy stanowiące, wykonawcze, czy też arbitrażowe. W przypadku braku organu zdolnego do kierowania osobą prawną, bądź ułomną osobą prawną, ustanawia się kuratora, zarządce przymusowego lub inny podobny organ tymczasowy, który prowadzić będzie sprawy podmiotu.
Spis treści
//
Cechy organów
Pomimo iż organy w administracji publicznej czy samorządowej różnią się znacznie od organów instytucji prywatnych czy społecznych, to jednak wyróżnić można kilka cech właściwych dla wszystkich organów.
Kompetencje
Najczęściej organ wyposażony jest w kompetencje pozwalające mu na zarządzanie, nadzór, kontrolę czy też reprezentowanie podmiotu, w którego strukturze się znajduje.
Podmiot reprezentowany
Organ może reprezentować zarówno ściśle określony podmiot (jak na przykład spółkę kapitałową reprezentuje rada nadzorcza), jak też abstrakcyjnie pojmowany szeroki zbiór elementów (tak np. w rozdziale dziewiątym, Konstytucja RP stanowi o “organach kontroli państwowej i ochrony prawa”).
Forma organu
Cechami właściwymi (formą) organów są m. in.:
Określoność prawna
Ścisła
Forma organu może być ściśle określona przez przepisy prawa. W ten sposób np. ustawa o Trybunale Konstytucyjnym stanowi, że jedynymi organami trybunału są Zgromadzenie Ogólne oraz prezes.
Niewielka
Natomiast w przypadku partii politycznych ustawa.
Pośrednia
Prawo w niektórych przypadkach uzależnia ilość oraz właściwości organów, jakie będą dla danego podmiotu wymagane, od pewnych czynników. Przykładowo Kodeks spółek handlowych uzależnia obligatoryjność posiadania przez spółkę z o.o. Rady Nadzorczej lub Komisji Rewizyjnej od wielkości kapitału własnego i ilości wspólników.
Przykłady organów
Zobacz też
Zobacz hasło organ w Wikisłowniku
Przypisy
Powoływanie komisji jest typowym sposobem pracy większych zgromadzeń, takich jak parlamenty (komisja parlamentarna) czy zjazdy różnorodnych organizacji. Z całego zgromadzenia wyłaniana jest mniejsza grupa osób – komisja, która obraduje nad powierzonym jej zagadnieniem i następnie prezentuje (zwykle ustami przewodniczącego lub specjalnie wyznaczonej osoby) wyniki swoich prac (w postaci propozycji uchwały, rekomendacji co do decyzji itp.). Postępowanie takie jest uzasadnione znanym faktem trudności prowadzenia rzeczowej dyskusji w zgromadzeniu większym niż 15-20 osób.
Mianem komisji określane są także pewne instytucje lub ich specyficzne działy. Słowo to należy wówczas traktować jako zamiennik słowa urząd, gdyż sama nazwa komisja nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych szczególnych form i sposobów działania takiej jednostki organizacyjnej. W przypadku organizacji państwowych komisjami nazywane są urzędy rangi ministerstwa, ale zajmujące się znacznie węższym od ministerstwa zakresem zadań, często dotyczącym nawet tylko jednego specyficznego tematu. Przykłady takich komisji w Polsce to: Komisja Papierów Wartościowych i Giełd, Państwowa Komisja Wyborcza.
Rodzaje komisji
Zobacz też
Jako system, administracja stanowi zbiór powiązanych ze sobą i współpracujących instytucji.
Źródeł administracji, pojmowanej jako zarząd państwem, należy szukać w starożytnych despotiach wschodnich (Egipt, Persja). Jednakże nie można zapominać o innych regionach świata, w których w starożytności istniały państwa, które posiadały własny zarząd. Wśród nich można przecież wymienić Majów, Azteków, Tolteków, Inków w Ameryce; Chińczyków oraz chociażby Hetytów, Żydów na Bliskim Wschodzie. Każde przecież państwo posiadało jakiś (bardziej lub mniej sprawny) zarząd. Cechy i zadania wymienione powyżej spełniały także systemy urzędnicze starożytnego Rzymu, Bizancjum, XII - wiecznego Królestwa Sycylii oraz - o czym nie należy zapominać - państwa krzyżackiego. W średniowieczu ważną rolę w procesie administracyjnym spełniał Kościół, pod którego opieką znajdowało się częściowo szkolnictwo, szpitale, przytułki. Współczesny system administracyjny nawiązuje do monarchii absolutnej, gdzie administracja spełniała kilka cech, w tym:
Bibliografia
Zobacz też
